Weather Preparedness for This Sunday / Preparación para las condiciones meteorológicas de este domingo

CCSW Congregational Leader:

Grace and peace to you in the name of Christ, who holds us all in every season.

The forecast suggests that we may be facing very cold temperatures and potentially dangerous winter weather this Sunday. Texans do not often have to contend with prolonged freezing conditions, and a bit of advance planning can make a real difference for the safety of our people and the protection of our church buildings. Here are some recommendations we are making. 

Worship and communication plans

Please take time now to review and, if needed, update your congregation’s plans for weather‑related changes:

• Decide in advance what you will do if conditions are unsafe:

  • Move worship to Zoom, YouTube, or Facebook Live.

  • Shorten or simplify the service if needed.

• Confirm how you will notify your congregation of changes:

  • Email mailing lists.

  • Text alerts or group messaging.

  • Congregational Facebook page, website, or church voicemail message.

• Make sure more than one person knows:

  • How to start the online worship stream.

  • How to send out the “all‑church” notification.

  • Passwords and login information are written down in a secure but accessible place.

You may want to send a brief “test” communication later this week so members know where to look for updates.

Caring for vulnerable members

Bad weather and freezing temperatures can be especially hard on those who are more vulnerable:

• Identify members who may need extra support:

  • Older adults, those living alone, people with limited transportation or mobility, and those experiencing housing or financial insecurity.

• Make a simple call/check‑in plan:

  • Assign elders, deacons, or care team members a list of people to contact before and after the storm.

  • Ask if they have heat, medications, food, and a way to stay in touch if the weather worsens.

This is a moment when the church’s ministry of presence and care can make significant impact.

Preparing your building for freezing temperatures

Please also take practical steps to protect your church facility:

• Heating and plumbing

  • Keep the heat on, even if the building will not be occupied.

  • Open cabinet doors under sinks and in restrooms so warmer air can circulate around pipes.

  • In especially cold areas or near exterior walls, consider allowing faucets to drip slowly to help prevent pipes from freezing.

• Water and hoses

  • Disconnect outdoor hoses from exterior faucets.

  • If you have exterior hose bibs that can be covered, install insulated covers where possible.

• Interior spaces

  • Check that windows and exterior doors are fully closed and latched.

  • Make sure no space heaters or appliances are left running unattended.

  • Verify that sump pumps (if applicable) and floor drains are clear.

• Alarms and access

  • Confirm that those who may need to check the building have keys and alarm codes.

  • If your building has a monitored alarm or water‑leak detection system, confirm contact information is current.

If you are in a shared or leased facility, communicate with the property owner or partner congregation about who is responsible for these tasks and how you will coordinate.

4. Encouragement

Even when the weather disrupts our usual Sunday routines, God’s Spirit is not hindered by ice or snow. Whether you gather in person, online, or in scattered homes joined by prayer, Christ is present. Thank you for the care you offer your congregations and communities in these days.

If you have particular needs or questions as you make your plans, please feel free to reach out.

In Christ’s service,

Andy, Al, Anna, Bonnie, Christy, Darren, Heather, Jennifer, Kim, & Nathaniel.  

CCSW Líder Congregacional:

Gracia y paz a ustedes en el nombre de Cristo, quien nos sostiene en toda temporada.

El pronóstico sugiere que podríamos enfrentar temperaturas muy frías y condiciones invernales potencialmente peligrosas este domingo. En Texas no solemos tener que lidiar con condiciones de congelación prolongadas, y un poco de planificación anticipada puede hacer una gran diferencia para la seguridad de nuestra gente y la protección de nuestros edificios de la iglesia. Aquí están algunas recomendaciones que estamos haciendo.

Planes de adoración y comunicación 

Por favor tómense tiempo ahora para revisar y, si es necesario, actualizar los planes de su congregación para cambios relacionados con el clima:

• Decidan por adelantado qué harán si las condiciones no son seguras:

  • Mover el culto a Zoom, YouTube o Facebook Live.

  • Acortar o simplificar el servicio si es necesario.

• Confirmen cómo notificarán a su congregación sobre los cambios:

  • Listas de correos electrónicos.

  • Alertas de texto o mensajería grupal.

  • Página de Facebook de la congregación, sitio web o mensaje de buzón de voz de la iglesia.

• Asegúrense de que más de una persona sepa:

  • Cómo iniciar la transmisión de adoración en línea.

  • Cómo enviar la notificación a “toda la iglesia”.

  • Que las contraseñas e información de acceso estén escritas en un lugar seguro pero accesible.

Quizá quieran enviar una breve comunicación de “prueba” más adelante esta semana para que los miembros sepan dónde buscar actualizaciones.

Cuidar a los miembros vulnerables

El mal clima y las temperaturas bajo cero pueden ser especialmente difíciles para quienes son más vulnerables:

• Identifiquen miembros que puedan necesitar apoyo adicional:

  • Adultos mayores, quienes viven solos, personas con movilidad o transporte limitado, y quienes enfrentan inseguridad de vivienda o financiera.

• Organicen un plan simple de llamadas o seguimiento:

  • Asignen a ancianos, diáconos o miembros del equipo de cuidado una lista de personas a contactar antes y después de la tormenta.

  • Pregunten si tienen calefacción, medicamentos, comida y una manera de mantenerse en contacto si el clima empeora.

Este es un momento en que el ministerio de presencia y cuidado de la iglesia puede tener un impacto significativo.

Preparar el edificio para temperaturas de congelación

Tomen también medidas prácticas para proteger las instalaciones de su iglesia:

• Calefacción y plomería

  • Mantengan la calefacción encendida, incluso si el edificio no estará ocupado.

  • Mantengan abiertas las puertas de gabinetes bajo los lavabos y en los baños para que circule aire más cálido alrededor de las tuberías.

  • En áreas especialmente frías o cerca de paredes exteriores, consideren dejar los grifos goteando lentamente para evitar que las tuberías se congelen.

• Agua y mangueras

  • Desconecten las mangueras exteriores de los grifos exteriores.

  • Si tienen grifos exteriores que puedan cubrirse, instalen cubiertas aislados cuando sea posible.

• Espacios interiores

  • Verifiquen que ventanas y puertas exteriores estén completamente cerradas y aseguradas.

  • Asegúrense de que no queden calefactores portátiles ni electrodomésticos encendidos sin supervisión.

  • Verifiquen que las bombas de sumidero (si aplican) y los drenajes estén despejados.

• Alarmas y acceso

  • Confirmen que quienes puedan necesitar revisar el edificio tengan llaves y códigos de alarma.

  • Si su edificio tiene una alarma monitoreada o un sistema de detección de fugas de agua, confirmen que la información de contacto esté actualizada.

Si están en un edificio compartido o alquilado, comuniquen con el propietario o la congregación asociada quién es responsable de estas tareas y cómo coordinarán.

Ánimo 

Incluso cuando el clima interrumpe nuestras rutinas dominicales, el Espíritu de Dios no se ve obstaculizado por el hielo o la nieve. Ya sea que se reúnan en persona, en línea o en hogares dispersos unidos en oración, Cristo está presente. Gracias por el cuidado que ofrecen a sus congregaciones y comunidades en estos días.

Si tienen necesidades particulares o preguntas mientras hacen sus planes, por favor no duden en comunicarse.

Al servicio de Cristo,

Andy, Al, Anna, Bonnie, Christy, Darren, Heather, Jennifer, Kim, & Nathaniel.